I tempi sono cambiati, e anche se parliamo del commercio di cose antiche, i mezzi di registrazione si sono evoluti. Spesso ci viene chiesto se è possibile utilizzare le moderne tecnologie per registrare i beni d'arte in carico, al posto del vecchio registro cartaceo, visto che gli addetti al settore, quando pongono questa domanda ai vari organi accertatori ricevono spesso delle risposte mai univoche e certe.
Analizzando l'attuale normativa, nonchè quanto scritto dall'autorità preposta possima dire, in virtù di quanto disposto anche dal Capo della Polizia con la circolare Prot. n. 559/C.27003 – 12982.D(17) datata 15 gennaio 1997 che i dati che il Testo Unico delle leggi di pubblica sicurezza o il relativo regolamento di esecuzione prevedono che siano riportati su particolari registri. Si deve osservare che il progredire delle diverse tecnologie ha determinato la graduale informatizzazione degli Uffici, con la conseguente gestione computerizzata di tutti i dati e le informazioni, a fronte della quale sembrerebbe inadeguata la previsione normativa contenuta in proposito nelle varie disposizioni dei R.R.D.D. 18.6.1931, n. 773 e 6.5.1940, n. 635, ovvero in altre leggi di pubblica sicurezza, concernente la tenuta dei registri.
In linea di massima si ritiene di dover condividere le argomentazioni sopra riportate, anche se con l’introduzione di tali procedure occorre che venga comunque salvaguardato il dettato normativo di riferimento.
Si ritiene, quindi, di poter autorizzare i titolari di licenze di polizia ad utilizzare supporti informatici, purché vengano rispettate le seguenti condizioni:
- i dati corrispondenti a quelli prescritti dalla legislazione di pubblica sicurezza per ciascuna attività, anche se elaborati in viainformatica, devono essere stampati a conclusione di ogni operazione, su supporto cartaceo;
- i titolari di licenza di polizia, a tal fine, potranno utilizzare sia carta a modulo continuo, sia fogli staccati, purché ogni paginavenga preventivamente bollata, numerata e vidimata dall’autorità di pubblica sicurezza, la quale deve altresì attestare il numero totale delle pagine sull’ultima di esse, ai sensi dell’art. 16 del regolamento di esecuzione del T.U.L.P.S.;
- i fogli predetti devono essere custoditi in appositi raccoglitori ed esibiti a richiesta degli agenti ed ufficiali di pubblica sicurezza e debbono comunque essere conservati per cinque anni;
- vengano assolti gli oneri fiscali relativi alla vidimazione dei registri medesimi, previsti dalla legislazione vigente in materia.
In ogni caso non potrà essere opposto in sede di controlli da parte degli agenti e degli ufficiali di pubblica sicurezza che i dati relativi alla singola operazione conclusa e non ancora riportati su supporto cartaceo, sono memorizzati su quelli informatici.
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